Cinta de opciones y personalización

Cinta de opciones en Excel 2013

La cinta de opciones reúne los comandos que se utilizan con más frecuencia, estas se agrupan en pestañas.
Cuando abres por primera vez Excel 2013, la cinta de opciones te muestra por defecto las siguientes pestañas:

1.   Inicio: este se compone por los comandos que se utilizan para formatear y editar la hoja de trabajo. Dentro de esta pestaña podemos encontrar siete grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.

2.   Insertar: aquí podemos encontrar comandos que nos permiten insertar tablas y gráficos a nuestra hoja de trabajo: Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Minigráficos, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos.

3.   Diseño de página: Aquí podemos apreciar comandos que se utilizan para imprimir y organizar elementos: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.

4.   Fórmulas: aquí encontramos los comandos que utilizamos para ingresar funciones y formulas a una hoja de Excel así como encontrar errores en las formulas: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo.

5.   Datos: Contiene comandos que sirven para importar datos provenientes de otras fuentes y trabajar posteriormente con ellos: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema.

6.   Revisar: En esta pestaña están localizados los comandos para revisar, proteger e insertar comentarios en las celdas de la hoja, comentarios que nos sirven para identificar ciertos datos importantes de una celda: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios.

7.   Vista: Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja. Esta pestaña contiene lo siguiente: Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.

Como podemos apreciar en la imagen de arriba, cada pestaña está formada por grupos y dentro de cada uno de ellos están ubicados los botones de comando así mismo en la esquina superior izquierda de algunos grupos encontramos un cuadrito con una flecha la cual nos indica un cuadro de dialogo que al hacer clic sobre él nos muestra más comandos relacionados al mismo grupo.

Aparte de las pestañas mencionadas anteriormente que son 7, cabe mencionar que no son las únicas pues existen otras pestañas llamadas pestañas contextuales las cuales se muestran cuando estamos trabajando con una hoja de cálculo, podemos mencionar a manera de ejemplo cuando insertamos una tabla a nuestra hoja de Excel nos mostrará una pestaña llamada Diseño con la cual podremos darle formato, estilo y muchas cosas más a una tabla de Excel.

Como puedes observar en la imagen arriba, la pestaña contextual está agrupadas e identificadas con el nombre Diseño. Y esto ocurre porque estamos ubicados dentro de la tabla que hemos creado, si hacemos clic fuera de esta, la pestaña contextual desaparece.

Hay ocasiones en las cuales necesitamos ampliar nuestra zona de trabajo para visualizar por completo la hoja de trabajo para ello podemos ocultar la cinta de opciones dando clic en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana. Al pulsar el botón se mostrarán tres opciones:

• Ocultar automáticamente la cinta de opciones: Oculta por completo la cinta de opciones y es necesario hacer clic en la parte superior de la pantalla para poder mostrarla de nuevo y seleccionar cualquier comando. En el momento en que regresamos al área de trabajo, la cinta de opciones se vuelve a ocultar automáticamente.
• Mostrar pestañas: A diferencia del método anterior, esta opción deja visibles en todo momento los nombres de las pestañas. Al hacer clic sobre cualquiera de ellas se mostrarán los comandos asociados para dicha pestaña. Al regresar al área de trabajo se ocultan de nuevo todos los comandos y permanecen visibles solamente las pestañas.
• Mostrar pestañas y comandos: Esta opción restablece el comportamiento predeterminado de la cinta de opciones dejándola visible en todo momento.

Personalizar la cinta de opciones

También podemos personalizar la cinta de opciones de la siguiente manera: nos vamos a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones: también lo podemos realizar dando clic derecho sobre cualquier área vacía de la cinta de opciones y nos muestra el siguiente cuadro:

1.     Lista desplegable a través de la cual podemos restringir la lista de comandos mostrados en el cuadro inferior.

2.     Nos muestra la lista que cumple con la opción seleccionada en lista desplegable superior, aquí podemos seleccionar cualquier comando.

3.     Botones de comando Agregar y quitar, una vez que hayamos seleccionado algún comando podemos agregarlo a la cinta de opciones y con el botón quitar podemos quitar la opción que no queremos que nos muestre la cinta de opciones al abrir Excel.

4.     Lista desplegable para seleccionar el tipo de pestaña que queremos ver en la cinta de opciones para Modificar, Quitar u ordenar.

5. Este es nuestro listado de la cinta de opciones que hemos personalizado para nuestra hoja de trabajo.
6. Para crear una nueva pestaña y hacer un grupo personalizado.
7. Para crear un nuevo grupo, damos clic en botón nuevo grupo.
8. Este botón es para cambiar nombre a la pestaña o a cualquier elemento dentro de la cinta de opciones.
9. Para eliminar cualquier personalización que hayamos realizados a la cinta de opciones y regresar a su configuración predeterminada podemos utilizar el botón Restablecer.
10. Si deseamos aplicar las configuraciones que hemos hecho a la cinta de opciones en otro equipo podemos crear un archivo de exportación con el botón Importar o exportar.

Una vez más espero que te sirva este articulo y recuerda compartir la información.

Barra de acceso Rapido

Barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2013

Barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2013 aqui podemos colocar los comandos que utilizamos con mas frecuencia para tenerlos a la mano en cualquier momento con un solo clic. Esta se localiza en la esquina superior izquierda de la ventana justo arriba de la cinta de opciones.

Existen también los comando predeterminados los cuales son: Guardar, Deshacer y Rehacer, probablemente estos aparezcan desabilitados y es porque no hemos realizado una acción en excel que amerite realizar dicha actividad.

• Guardar: al crear un nuevo libro en blanco por primera vez, al presionar el botón de guardar, nos aparece el mensaje de guardar como, el cual nos permite elegir la ubicación del archivo como el nombre que le vamos a dejar para luego poder ubicarlo y trabajar nuevamente cuando lo necesitemos, Cuando abrimos un libro existente para trabajar en el y después guardamos, este lo guarda de inmediato.

• Deshacer: Este comando es utilizado para deshacer la ultima acción que hemos trabajado en la hoja de calculo.

•  Rehacer: Si por alguna razón presionaste el botón de comando Deshacer, lo puedes recuperar presionando el botón de comando Rehacer.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

Es posible que necesites agregar mas comando en la barra de acceso rápido, para que los tengas a la mano, en la siguiente imagen se muestra todos los acceso que hemos agregado a nuestra barra de herramientas de acceso rápido.

Como se puede apreciar, podemos personalizar esta barra a nuestra manera, a modo que tengamos todas las herramientas a la mano a la hora de trabajar con excel y así nos ahorraremos tiempo  en la elaboración de nuestro trabajo.
Puedes seleccionar cualquiera de los 9 comandos adicionales que se muestran para agregarlos inmediatamente a la barra. Los comandos que se pueden agregar desde este menú son los siguientes:

• Nuevo: Abre un nuevo libro.

• Abrir: Muestra el panel Abrir que nos permite abrir un libro existente.

• Enviar por correo electrónico: Abre el cliente predeterminado de correo electrónico en tu equipo para poder enviar el libro que tenemos abierto.

• Impresión rápida: Envía el libro actual a la impresora predeterminada de tu equipo.

• Vista previa de impresión e Imprimir: Abre el panel Imprimir el cual contiene la vista previa del libro y nos permite enviar a imprimir el libro de Excel.

• Ortografía: Revisa los textos del libro actual en busca de algún error ortográfico.

• Orden ascendente: Ordena la selección de celdas actual o la columna actual de manera ascendente.

• Modo mouse/torque: Cambia entre modo mouse y torque (Touch) que es útil para dispositivos móviles ya que hace más grandes los botones de comando en la cinta de opciones para facilitar su uso en pantallas táctiles.

Puedes agregar o remover fácilmente cualquiera de estos comandos con un solo clic pero si deseas buscar más comandos que los mostrados en esta lista, entonces debes hacer clic sobre la opción Más comandos… y se mostrará un cuadro de diálogo que nos dará más opciones.

Espero que este artículo te ayude en algo. saludos

Definición de Hoja, Celda, Fila, Columna y Rango

Definición de Hoja: Una hoja activa es aquella en la que estamos trabajando en el momento exacto. Cuando creas un nuevo libro de trabajo, Excel automáticamente crea una hoja de trabajo con el nombre Hoja1, esta la puedes modificar haciendo clic derecho sobre la etiqueta de nombre, aparece un listado eliges, cambiar nombre, en la siguiente imagen puedes contemplar dicha actividad.

Definición de Celda: una celda es la intersección de una fila y una columna, una celda activa contiene el indicador de celdas que aparece resaltada y enmarcada, la cual aparece lista para manipularla a tu manera, es decir: insertar datos o letras que necesitas para desarrollar tu trabajo, para ello te dejo el ejemplo donde la celda activa es E3.

Definición de Fila: una fila es el conjunto de celdas en forma horizontal y se distinguen porque son representadas por medio de números en su encabezado al lado izquierdo de nuestra hoja de trabajo, en la siguiente imagen podemos apreciar la fila activa, la cual la podemos distinguir por medio de la celda activa y se llama fila 4.

 

Definición de Columna: Es pues una columna un conjunto de celdas en forma vertical cuyo encabezado está representado por letras de la A hasta la XFD en nuestra hoja de trabajo, en la imagen de abajo te muestra como es una columna llamada columna E.

 

Recordemos que un elemento activo de Excel es aquel sobre el cual estamos trabajando, llámese: Hoja, Celda, Fila o Columna.

¿Qué es un rango?

 

 

Muchas veces nos ha pasado que nuestro jefe nos dice que sumemos un rango dentro de una hoja de Excel, pero que es un rango, típico: estamos recibiendo clases de Excel y comenzamos una entrada y nos dicen “seleccionamos el rango deseado y…”

Pero sabemos realmente que es un rango en Excel? Tal vez esa sea la pregunta que te hagas si eres de los que apenas van empezando con esta fabulosa herramienta y que no lo tienes claro aún.

Si es ese tu caso, aquí te muestro en muy pocas palabras qué es un rango en Excel.

Un rango es un conjunto de celdas contiguas, que pueden ser seleccionadas para realizar una operación igual con todas ellas ya sea de forma vertical u horizontal, este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta ‘x’ celdas. Y son identificados por una dirección que nace a partir de una celda.

Ejemplo de selección de  un rango.

Veamos este ejercicio:

Ingresa algunos números A1 a  A5 y B1a B5.

Ahora haz clic con el ratón en la celda A1 y, sin soltar el botón, arrastra hasta la celda B5.

Observa como como estas celdas han quedado seleccionadas y a este grupo de celdas se les llama Rango. Ver imagen abajo

Fácil, ¿no es verdad?

¿Para qué sirve un rango en Excel?

 

Un rago en Excel nos sirve para trabajar con celdas y son utilizados para casi todo lo que hagas en Excel.

• Seleccionas un rango para darle formato a un conjunto de celdas.
• Un Gráfico utiliza los datos contenidos en un rango de celdas.
• Una Tabla se forma a partir de los datos de un rango de celdas.
• Una fórmula generalmente recibe como parámetros los datos contenidos en un rango de celdas, etc.

¿Cómo se usa un rango?

 

La forma sencilla de usar un rango, es seleccionándolo con el ratón en cada situación en la que necesitas referirte a un conjunto de celdas.

Otra forma de usar un rango es escribir su “nombre” directamente en lugar de desplazarte por la hoja para buscarlo. Pero esto demanda que tú sepas de memoria dónde comienza y dónde termina tu rango.

Un ejemplo sobre cómo usar un rango en Excel.

Vamos a suponer que tienes un listado de cada uno de los meses del año, es un con las ventas de cada mes, los nombres de los meses se pondrán en la columna A, y los ingresos de cada mes los pondrás en la columna B, y necesitas sumar todos los ingreso para obtener el total de las ventas en un año, para ello utilizaras el rango de suma de la columna B, los datos empiezan en la celda B2 y de ahí hasta la celda B13 será tu rango para obtener el total anual, veamos el ejemplo.

Para sumar este rango vamos hacer uso de la función suma, en otros artículos explicaré a profundidad el tema de las funciones. 

Espero que este artículo haya sido de utilidad, y recuerda compartir.

Atajos de teclado en Excel

ATAJOS DEL TECLADO

 

Para que sea de nuestro conocimiento, Excel nos brinda la facilidad de poder manipular gran parte del trabajo por medio del teclado  para lo cual te brindo varios trucos que van a mejorar tu productividad en el trabajo evitándote contratiempo en las entregas de tus informes y no dependas directamente del Mouse para llevarlos a cabo, a lo mejor ya las conoces o al menos la mayoría de ellos.

TECLAS PARA TRABAJAR EN UNA HOJA DE CÁLCULO

Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo

Teclas de dirección: Sirve para moverse una celda hacia abajo, arriba, izquierda o derecha.

CTRL + tecla de dirección: Ir hasta los extremos de la región de bases de datos actual.
TECLA INICIO: te ubica el comienzo de una fila.

CTRL + INICIO: esta combinación de teclas sirve para ubicarnos al inicio de una hoja de cálculo es decir la celda A1.
CTRL + FIN: al presionar estas teclas lo que hace es que nos dirige a la última celda ubicada en la intersección de la columna y la fila de nuestro rango de trabajo (última columna y fila de trabajo) dentro de una hoja de cálculo.

AV PÁG: lo que hace es que nos desplaza una pantalla hacia debajo de nuestra hoja de trabajo.

RE PÁG: al contrario de AV PAG, desplaza una pantalla hacia arriba.

ALT + AV PÁG: Desplazarse una pantalla hacia la derecha.
ALT + RE PÁG: Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.

F5: Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

MAYÚS + F4: Salir del libro de trabajo, si no has guardado el libro, te preguntará si deseas guardar.
TAB: Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.

FIN: Activar o desactivar el modo Fin.
FIN, tecla de dirección: Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna.
FIN, INICIO: nos posiciona en la última celda dentro de la hoja de cálculo en la intersección de la última columna y fila de nuestro bloque de trabajo.

 

Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo

 

ENTRAR: Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección (dependiendo de la configuración avanzada que hayas establecido para trabajar con Excel).
TAB: Completa una entrada de celda y nos va desplazando entrada por entrada hacia la derecha.

MAYÚS + TAB: Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección.
ESC: Cancelar una entrada de celda.
SUPR: Elimina el contenido de una celda.

Teclas para aplicar formato a los datos

CTRL + 1: Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

CTRL + 2: Aplicar o quitar formato negrita al rango seleccionado.

CTRL + N: Aplicar o quitar formato negrita al rango seleccionado.

CTRL + 3: Aplicar o quitar formato cursiva al rango seleccionado.

CTRL + K: Aplicar o quitar formato cursiva al rango seleccionado.

CTRL + 4: Aplicar o quitar formato Subrayado al rango seleccionado.

CTRL + s: Aplicar o quitar formato Subrayado al rango seleccionado.

CTRL + 5: Aplicar o quitar formato tachado al rango seleccionado.

CTRL + 9: oculta la fila según la celda de ubicación.

CTRL + 0: oculta la columna según la celda de ubicación.

 

Teclas para modificar datos

 

F2: abre el contenido de la una celda para poder modificar.
ESC: Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
RETROCESO: Eliminar el contenido de la celda activa.

 

Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección

 

CTRL + C: Copiar la selección
CTRL + X: Cortar la selección
CTRL + V: Pegar la selección
CTRL + (-): Muestra el dialogo de eliminar.

CTRL + Z: Deshacer las acciones que dejamos definidas en los ajustes.
CTRL + (+): Muestra dialogo insertar celdas.

 

Teclas para moverse dentro de una selección

 

ENTRAR: Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)
MAYÚS+ENTRAR: Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)
TAB: Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia abajo si sólo se ha seleccionado una columna.
CTRL + PUNTO: Desplazarse de una esquina a otra dentro de una selección.

Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas

 

MAYÚS + tecla de dirección: Ampliar la selección una fila o columna a partir de la celda o columna seleccionada.
CTRL + BARRA ESPACIADORA: Seleccionar toda la columna en base a la celda activa.
CTRL + 6: Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos de la barra de acceso rápido.
F8: Activar la ampliación de una selección en combinación con la las teclas direccionales, luego vuelves a presionar f8 para desactivar las selección.

 

Teclas para moverse de una hoja a otra

 

 

CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro

 

Ventana de Excel 2013

Ventana de Excel

Una vez se ha creado un nuevo libro de Excel en blanco o hayamos abierto uno que ya teníamos elaborado nos mostrará la ventana principal de Excel o hoja de cálculo, en esta ocasión vamos a aprender parte del entorno de la hoja de cálculo, debemos estar familiarizados con ello ya que pasaremos la mayor parte de nuestro tiempo trabajando con cada una de esas partes.

Esta imagen nos muestra todo el contenido que encontraremos cuando abrimos 

el libro de Excel a continuación los detalles:

1.   Barra de herramientas de acceso rápido: está ubicada en la esquina superior izquierda la cual nos permite colocar los comandos que utilicemos con más frecuencia para tenerlos siempre disponibles en un lugar más accesible entre los comandos que se pueden agregar están: imprimir, copiar, corta, hacer, deshacer y muchos más.

2.   Cinta de opciones es aquí donde encontramos todos los comandos o al menos la mayoría de ellos los cuales nos ayudaran a trabajar con las hojas de cálculo, los comandos que aquí podemos encontrar están organizados por fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En la imagen muestra una ficha adicional llamada desarrollador, a mí me aparece activa ya que trabajo con programación VBA y es justamente con esta ficha donde se desarrolla la interfaz para programar en Excel, esto lo veremos conforme vayamos adquiriendo experiencia y luego de haber superado lo básico, intermedio y avanzado. Al lado izquierdo de la ficha Inicio se encuentra el botón Archivo que nos llevará a la vista Backstage donde encontraremos los comandos necesarios para guardar, abrir o imprimir un libro así como algunos comandos adicionales.

3.   Barra de fórmulas: está ubicada debajo de la cinta de opciones esta nos permite insertar formulas lo cual es de suma importancia ya que es el motor para procesar datos por medio de ellas, nos permite ingresar, editar, hacer cálculos con los datos colocar nombre a un rango definido por el usuario entre otras cosas que veremos después.

4.    Área de trabajo está conformada por filas y columnas, la unión entre ellas forman lo que llamamos celdas, las columnas están representadas por letras y las filas por número, por ejemplo si quiero hacer referencia a la columna A y a la fila 1. La unión entre ellas me forman la celda llamada A1y así sucesivamente y en cada una de las celdas es donde vamos a colocar nuestros datos para poder manipularnos a nuestra manera, así también en la parte de abajo podemos encontrar una etiqueta la cual nos muestra el nombre que le hemos asignado a nuestra hoja de cálculo, Excel por defecto asigna el nombre de Hoja1, junto a esta etiqueta encontramos un botón con el símbolo +, la cual nos permite agregar más hojas ya que al abrir un nuevo libro por defecto nos crea solamente una hoja.

Entorno de trabajo excel 2013

El entorno de trabajo de Excel

Hola amigos, en este segundo artículo explicaré el entorno de Excel, cabe mencionar que estoy trabajando con Excel 2013, es muy importante conocer las opciones principales que nos ofrece cuando abrimos Excel, para ello les dejo esta imagen la cual nos muestra todo lo que podemos hacer de entrada con Excel, si queremos abrir un libro existente, crear un libro nuevo, trabajar con una plantilla que ya existe tanto de forma local como en línea, entre otros.

         A continuación detallo cada uno de ellos en orden ascendente:

1.   Archivos recientes: es la barra lateral izquierda nos enlista los archivos que hemos utilizado recientemente los ordena en forma descendente es decir el más reciente en la parte de arriba. Si es la primera vez que abres Excel, entonces no se mostrará ningún archivo, pero conforme hagas uso de la herramienta la lista de archivos utilizados recientemente irá creciendo tal como lo muestra la imagen arriba.

2.   Abrir otros Libros: en la parte inferior izquierda nos aparece esta opción dicho comando nos permitirá abrir archivos que hayamos creado y guardado en nuestro equipo de trabajo.

3.    Libro en blanco: En el panel de la derecha se encuentra la opción  la cual crea un nuevo libro y abre la ventana principal de Excel ya una vez ubicados en el nuevo libro podemos empezar a trabajar desde cero, más adelante explicaré como podemos empezar a trabajar con un nuevo libro.

4.   Bienvenido a Excel: en Excel 2013 nos aparece una breve guía que nos muestra las características al dar clic en esta opción haremos un recorrido por la aplicación donde aprenderemos un poco más acerca de cómo usarlo.

5.   Vínculos de Búsqueda: Debajo del cuadro de búsqueda de plantillas en línea se encuentran unos vínculos que te llevaran y mostraran las plantillas que están asociadas al nombre que se le ha dado a cada uno de ellos.

6.   Búsqueda de plantillas: también puedes buscar plantillas en línea que han sido creadas y subidas en el sitio oficial de Microsoft para que las uses conforme a tus necesidades solo basta con colocar el nombre de lo que buscas y das clic en la lupa que aparece, puedes escoger la plantilla que más se adapte a tus gustos y necesidades, la descargas, la modificas y listo ya puedes trabajar en ella.

7.   Inicio de sesión: aquí puedes iniciar sesión en office para obtener más beneficios en línea que serán de mucha utilidad para desempeñarte en esta poderosa herramienta.

8.   Plantillas. Con esta opción puedes escoger cualquiera de las plantillas que están instaladas en tu equipo que se adapte a tus necesidades y así evitarte trabajo y tiempo en crear una nueva, la puedes abrir y modificarla a tu gusto.